Règlement intérieur

I. OBJET

Article 1. Identification de l’Organisateur

Les Universités des Mairies “Le Rendez-vous des Collectivités de l’Ouest Parisien” (ci-après “la Manifestation”) sont organisées par l’Agence B.E.C, Société à responsabilité limité au capital de 8 000 € dont le Siège social est situé 7 Avenue de Paris - 94300 Vincennes, enregistrée au registre de commerce de Créteil sous le numéro 440 839 926 (ci-après désigné “l’Organisateur”).

Article 2. Identification des Participants

Le présent règlement général intérieur (ci-après le “Règlement Intérieur”) s’applique de plein droit à toute personne participant à la manifestation, à quelque titre que ce soit (ci-après le ou les “Participant(s)”).
Le présent Règlement Intérieur s’applique donc à toute personne présente sur les lieux de la manifestation et notamment aux congressistes, exposants, invités, visiteurs, journalistes, personnel encadrant, prestataires de l’Organisateur.

Article 3. Acceptation du Règlement Intérieur

Toute participation à la manifestation implique l’acceptation sans réserve du présent Règlement Intérieur. L’Organisateur se réserve expressément le droit de modifier unilatéralement le Règlement Intérieur à tout moment si les circonstances l’exigent
et/ou dans l’intérêt de la manifestation. Il prévaudra sur tout autre document contractuel pouvant lier le Participant et L’Organisateur. Le Règlement Intérieur à jour sera en permanence tenu accessible aux Participants en ligne sur le site internet https://universitesdesmairies.fr/reglement-interieur (ci-après le “Site”), et disponible à l’accueil de la manifestation sur demande.

II. TENUE DU CONGRES

Article 4. Dates et lieu de la manifestation

La manifestation se déroule le mercredi 9 octobre 2024 sur le site des Pyramides du Port Marly, aux horaires prévus au programme de la manifestation. L’Organisateur se réserve le droit de modifier ou d’aménager les horaires avant la tenue de la manifestation si nécessaire.

Article 5. Modification du programme

En cas de nécessité, et notamment en cas d’absence d’intervenant, l’Organisateur se réserve le droit de modifier le programme de la manifestation, sans que cette décision ne puisse ouvrir un droit à une quelconque réparation pour le Participant.

Article 6. Annulation de la manifestation

Si l’Organisateur se voit contraint d’annuler la manifestation pour une raison autre qu’un événement de force majeure ou indépendante de sa volonté, y compris le jour même de la manifestation ou au cours de sa tenue, il s’engage à prévenir les Participants dans les meilleurs délais. La responsabilité de l’Organisateur ne pourra être recherchée et aucun remboursement des frais d’inscription ne sera dû, si le Congrès est reporté ou annulé en raison d’un événement de force majeure au sens de l’article 1218 du Code civil et de la jurisprudence, ou d’événements publics ou sociaux indépendants de la volonté de l’Organisateur.

III.CONDITIONSDE PARTICIPATION A LA MANIFESTATION

Article 7. Inscription à la manifestation

Tout Participant à la manifestation devra faire l’objet d’une inscription en ligne sur le Site (suivant sa qualité congressiste, visiteur…) ou sur des bornes sur place le jour de la manifestation.
La confirmation de cette inscription ne constitue pas un droit définitif d’accès ou de maintien dans l’enceinte de la manifestation.
L’Organisateur se réserve le droit de refuser toute demande d’inscription ou de demander, à tout moment, des renseignements complémentaires aux informations recueillies dans le cadre de l’inscription du Participant. L’Organisateur n’est pas tenu. de motiver ses décisions en cas de refus d’inscription.

Article 8. Participation

L’Organisateur peut décider chaque année de limiter le nombre d’inscrits à la manifestation et de fixer des limitations par catégories de Participants. L’Organisateur se réserve par ailleurs le droit de revenir sur toute inscription ou décision d’admission et de refuser à titre provisoire ou définitif, la participation à la manifestation à tout Participant ne respectant pas, ou susceptible de ne pas respecter, les conditions du Règlement Intérieur. En particulier, l’Organisateur se réserve la faculté de mettre fin à tout moment et sans délai à l’admission à la participation à la manifestation de tout Participant dont le comportement ou les intentions manifestes seraient de nature à porter atteinte au bon déroulement des manifestations, à la tranquillité des personnes, à la sécurité des personnes ou des biens et, d’une manière générale, à l’image ou à la réputation de tout Participant ou de l’Organisateur. Le retrait de l’admission à la participation à la manifestation s’effectue par tout moyen à l’appréciation de l’Organisateur, avec reconduction immédiate hors de l’enceinte de la manifestation du ou des Participants concernés, par les services de sécurité de la manifestation mandatés par l’Organisateur.

Article 9. Accès à la manifestation

L’accès à la manifestation se fait exclusivement sur présentation du badge qui sera envoyé par e-mail à chaque Participant dès la confirmation de son inscription ou sur place.
Le badge d’accès est nominatif, non transférable et doit être porté pendant toute la durée du Congrès. L’Organisateur se réserve le droit d’effectuer un contrôle d’identité pendant la manifestation afin de s’assurer que l’identité du Participant correspond à l’identité du porteur du badge. Toute personne non porteuse de badge sera reconduite hors du lieu de la manifestation.
La présentation du badge est nécessaire pour pénétrer dans les lieux prévus à la manifestation (hors parties administratives ou réservées à l’Organisateur).
Toute personne non porteuse d’un badge activé sera reconduite hors du lieu de la manifestation. CGV - Inscription Congressiste/visiteur 2022.
Le badge ne donne aucun droit à bénéficier des prestations payantes de la manifestation (déjeuner) sans règlement ou invitation exclusive de la part de l’Organisateur ou Partenaires, spécifique de ces prestations.
L’utilisation d’une fausse qualité professionnelle pour obtenir un badge d’accès à la manifestation ou l’utilisation d’un badge ne relevant pas de la catégorie professionnelle à laquelle appartient un Participant peut donner lieu à l’expulsion dudit Participant pour la durée de la manifestation et/ou un refus d’inscription pour les éditions ultérieures de la manifestation.
L’Organisateur est par ailleurs en droit de décider à tout moment de limiter ou d’interdire l’accès à certaines parties de la manifestation à un Participant porteur de badge, si un manquement par ce dernier au Règlement Intérieur est susceptible d’être établi, y compris à titre préventif, sans que cette décision de l’Organisateur ne puisse ouvrir un droit à une quelconque réparation.

IV. SECURITE ET COMPORTEMENT

Article 10. Organisation des opérations de sécurité

Le Participant s’oblige à participer à toute visite de sécurité et à répondre à toute demande de l’Organisateur et du coordinateur pour la sécurité et la protection de la santé (SPS). Tout Participant est tenu de respecter strictement les dispositions du Plan de Prévention, les mesures de sécurité imposées par les autorités administratives ainsi que celles adoptées à tout moment par l’Organisateur.
Sauf autorisation particulière, il est interdit pour tout Participant, d’introduire dans l’enceinte des Pyramides des objets qui, par leur destination ou leur caractéristique, présentent un risque pour la sécurité des personnes ou des bâtiments, et notamment :

Des armes et munitions
Des substances explosives, inflammables ou volatiles
Des objets lourds, encombrants ou nauséabonds
Des produits stupéfiants
Des animaux, à l’exception des chiens-guide d’aveugles ou d’assistance
Des organismes vivants
Des boissons alcoolisées ou conditionnements particuliers (verre notamment)

Il ne peut être dérogé à ces dispositions que par autorisation préalable du commissaire général. Pour des motifs de sécurité et conformément aux directives gouvernementales, le personnel peut être amené à tout moment à demander à tout Participant d’ouvrir ses sacs et paquets et d’en présenter le contenu à l’entrée ou à la sortie comme en tout endroit du Congrès.
Le refus de déférer aux dispositions des paragraphes ci-dessus entraîne l’interdiction d’accès ou l’éviction immédiate à la manifestation.

Article 11. Surveillance et vidéosurveillance

La surveillance générale de la manifestation est assurée sous le contrôle de l’Organisateur et/ou du bailleur des Pyramides sur lequel se tient la manifestation.
Le personnel chargé de la surveillance est habilité à effectuer des contrôles à l’entrée et à la sortie du lieu de la manifestation

Article 12. Comportement général

Une attitude correcte est exigée de tout Participant, tant vis-à-vis des autres Participants que de l’Organisateur, son personnel ou ses prestataires. En particulier, il est interdit d’effectuer toute action portant atteinte à la sécurité, à l’hygiène, aux bonnes moeurs, aux principes de courtoisie ou aux bonnes conditions de participation à la manifestation, notamment de :

Se présenter dévêtus ou déchaussés,
Se livrer à des courses, bousculades, glissades ou escalades dans l’enceinte de la manifestation,
Gêner la circulation ou entraver les passages et issues,
Fumer, manger ou boire en dehors des lieux signalés,
Accéder en état d’ébriété ou sous l’emprise de stupéfiant,
Déposer ou jeter des détritus ou des objets quelconques (papier, verre cassé, etc.) ailleurs que dans les corbeilles mises à disposition, ou de coller de la gomme à mâcher,
Se livrer à tout commerce, publicité, propagande ou racolage dans l’enceinte du de la manifestation (sauf règles spécifiques pour les exposants ou tenant aux échanges professionnels du Salon),
Manipuler sans motif valable un boîtier d’alarme ou tout moyen de secours (extincteur, robinet d’incendie armé, etc.),
Transporter du matériel sur chariots ou transpalette aux heures d’ouverture de la manifestation

V. PROPRIETE INTELLECTUELLE - COMMUNICATION

Article 13. Propriété intellectuelle

L’ensemble des éléments de propriété intellectuelle destinés à la promotion de la manifestation ou de l’Organisateur, notamment les marques, logos, photographies, visuels, contenus des programmes, des catalogues, des sites internet, des communiqués sont la propriété de leurs auteurs et/ou de l’Organisateur. Toute reproduction, diffusion ou communication au public de tout ou partie de ces éléments est strictement interdite sans accord préalable et écrit de leurs auteurs et/ou de l’Organisateur. CGV - Inscription Congressiste/visiteur 2022.

Article 14. Communication

Le Participant s’engage à ne jamais dénigrer, ni même utiliser d’une manière ou d’une autre, l’image ou le nom de la manifestation et/ou de l’Organisateur.
Si le Participant souhaite communiquer sur la manifestation ou sur sa participation, il devra au préalable en faire la demande à l’Organisateur et soumettre les éléments de communication projetés à la validation de ce dernier. Toute promotion de la manifestation par le Participant sans accord préalable et écrit de leurs auteurs et/ou de l’Organisateur sera considéré comme un manquement contractuel aux Conditions Générales justifiant à tout moment un refus d’admission à la manifestation sans droit à remboursement.

Article 15. Comportement déloyal ou parasitaire

Le Participant s’interdit expressément pendant toute la période qui précède et qui suit la manifestation, ainsi que pendant la tenue de cette dernière, de se livrer à tout acte de concurrence déloyale ou parasitaire pouvant donner lieu à un détournement à son profit des visiteurs de la manifestation ou susceptible de brouiller ou d’entacher l’image ou les actions de communication de la manifestation et/ou de l’Organisateur.

Article 16. Droit à l’image du Participant

L’inscription et la participation à la manifestation implique l’acceptation par le Participant d’être cité, photographié ou filmé à l’occasion de la manifestation ou de sa préparation, ainsi que l’acceptation de l’utilisation à des fins commerciales ou non commerciales des photos et des films par l’Organisateur ou par un tiers autorisé par l’Organisateur.
Cette autorisation d’utilisation de son image, de sa voix ou de son nom par le Participant est valable pour le monde entier, sur tout support, pour une durée de 10 années.
La lecture du badge à l’entrée de la manifestation vaut acceptation sans réserve par le Participant de cette autorisation d’exploitation de son image.

Article 17. Droit de citation du Participant

L’Organisateur se réserve le droit de citer le nom du Participant dans les documents destinés à la préparation ou à la promotion de la manifestation. En cas d’opposition, le Participant devra en informer par écrit l’Organisateur dans les meilleurs délais à compter de la confirmation de son inscription à la manifestation et en toute hypothèse au plus tard le 05 octobre 2022.

VI. PROTECTION DES DONNEES PERSONNELLES DU PARTICIPANT

Article 18. Traitements de données à caractère personnel

Les informations recueillies à titre obligatoire au formulaire d’inscription font l’objet de traitements informatisés sur la base juridique de l’exécution du contrat de vente et d’organisation des prestations :
Par : L’Union des Maires des Yvelines - UMY
Hôtel de Ville - 16, rue de Pontoise - 78100 Saint-Germain-en-Laye
L’Association des Maires des Hauts de seine - AMD92
Centre Administratif Départemental - 167-177 avenue Joliot-Curie - 92000 Nanterre
Pour les finalités suivantes :

Suivi des inscriptions/fréquentation des Universités des Mairies,
Sécurité des personnes inscrites aux Universités des Mairies.
Par : L’Agence B.E.C
7 Avenue de Paris – 94 300 Vincennes
Pour les finalités suivantes :
Inscription en ligne des visiteurs aux Universités des Mairies,
Délivrance des badges d’entrée,
Facturation et établissement de la politique tarifaire,
Diffusion des offres proposées par l’Agence B.E.C.

Les données collectées sont destinées aux différents services internes et externes de l’UMY et l’AMD92, notamment le prestataire informatique et la société de prestations de services Agence B.E.C pour le traitement et le suivi des inscriptions.
Conformément à la Loi “Informatique et Libertés” du 6 janvier 1978 modifiée par la loi n° 2018-493 du 20 juin 2018 relative à la protection des données personnelles, l’ordonnance n° 2018-1125 du 12 décembre 2018 et au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) du 27 avril 2016, et dans les conditions prévues par ces textes, le Participant dispose d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, à la portabilité, d’opposition et de limitation à l’égard des données personnelles le concernant ainsi que du droit de formuler des directives sur le sort de ses données après son décès.
Conformément à la loi “informatique et libertés” du 6 janvier 1978 modifiée, vous disposez d’un droit d’accès, de rectification et de suppression pour motif légitime, des informations qui vous concernent.

Vous pouvez accéder aux informations vous concernant en vous adressant à :
Agence B.E.C
Correspondant Informatique et Libertés
7 Avenue de Paris - 94 300 Vincennes
direction@agencebec.com
Pour en savoir plus, consultez vos droits sur le site de la CNIL : https://www.cnil.fr/
En l’absence de tout contact, vos données seront conservées sur une durée maximum de 3 ans par l’Agence B.E.C et 10 ans par L’Union des Maires des Yvelines et L’Association des Maires des Hauts de seine.

Article 19. Echanges de données à caractère personnel liées aux badges

Les Participants au Salon auront la faculté de s’échanger, sous leur propre contrôle et responsabilité, leurs données personnelles de contact en scannant leurs badges d’accès. La lecture du badge sur le stand d’un exposant à l’initiative du Participant vaut consentement de ce dernier à la communication de ses coordonnées professionnelles à l’exposant. Ces données de nature professionnelle
sont :

Prénom - Nom - E-mail - Société/Collectivité - Ville
Date et heure de passage sur le stand

Article 20. Echanges de données à caractère personnel liées à l’inscription.

L’inscription en ligne vaut consentement du Participant à la communication de ses coordonnées professionnelles à l’exposant. Ces données de nature professionnelle sont :

Prénom - Nom - E-mail - Société/Collectivité - Ville

VII. LOI APPLICABLE ET ATTRIBUTION DE JURIDICTION

Article 21. Règlement des litiges

Le Règlement Intérieur est soumis à la loi française. En cas de litige entre les parties, ces dernières s’engagent tout d’abord à tenter de résoudre leur différend à l’amiable par le biais d’une médiation commerciale qui ne saurait excéder 3 mois, sauf réclamation fondée sur l’urgence soumise au juge des référés ou procédure d’injonction de payer. En tout état de cause, et quelle que soit la procédure, les tribunaux du ressort de la Cour d’appel de Créteil sont seuls compétents.

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Le badge d’accès aux Universités des Mairies est nominatif et strictement personnel à chaque Participant.

Autorisation au droit à l’image
La lecture du badge à l’entrée de la manifestation vaut acceptation sans réserve par le Participant d’être cité, photographié ou filmé à l’occasion de la manifestation ou de sa préparation, ainsi qu’autorisation d’exploitation de son image dans les conditions visées à l’Article 16 du Règlement Intérieur de la manifestation.

Consentement au transfert des coordonnées professionnelles
L’inscription en ligne vaut consentement du Participant à la communication de ses coordonnées professionnelles à l’exposant, dans les conditions visées à l’Article 19 du Règlement Intérieur de la manifestation.
La lecture du badge sur le stand d’un exposant à l’initiative du Participant vaut consentement du Participant à la communication de ses coordonnées professionnelles à l’exposant, dans les conditions visées à l’Article 19 du Règlement Intérieur de la manifestation.
Pour toute information concernant le traitement des données personnelles des Participants, se reporter à l’Article 18 du Règlement Intérieur de la manifestation.

Le Règlement Intérieur de la manifestation, est disponible en ligne à tout moment à l’adresse : https://universitesdesmairies.fr/reglement-interieur